OTIF: Indicador clave esencial para ser competitivo

OTIF (on-time-in-full)
Una puntuación baja en OTIF puede repercutir negativamente en los ingresos de una empresa debido a la insatisfacción de los clientes, las tensas relaciones con los minoristas, la gestión ineficaz del inventario, el debilitamiento de la reputación de la marca y el aumento de los costes de oportunidad.

¿Por qué es importante la OTIF (on-time-in-full)?

La entrega en tiempo y forma (OTIF) es una medida de rendimiento fundamental para las empresas de bienes de consumo de rotación rápida (FMCG), esencial para mantener su ventaja competitiva en el mercado. Esta medida evalúa la eficacia de la gestión de la cadena de suministro de una empresa midiendo la entrega puntual de los productos en la cantidad solicitada. No se puede exagerar la importancia de la OTIF en una empresa de bienes de consumo de alta rotación, ya que repercute directamente en la satisfacción del cliente, la reputación de la marca y la rentabilidad general. A este respecto, profundicemos en los aspectos clave de la OTIF y por qué tiene una importancia primordial en el sector de los bienes de consumo.

En primer lugar, la OTIF garantiza la satisfacción del cliente. En el mundo altamente competitivo de los bienes de consumo de alta rotación, los clientes tienen una plétora de opciones a su disposición. En consecuencia, exigen la entrega puntual de los productos deseados sin comprometer la calidad. Una empresa de bienes de consumo con una alta puntuación en OTIF tiene más probabilidades de cumplir estas expectativas, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente. Los clientes satisfechos tienden a ser fieles y es más probable que recomienden la marca a otros, impulsando así el crecimiento y la rentabilidad.

Además, la OTIF desempeña un papel crucial en el fomento de relaciones sólidas con los minoristas. Los minoristas buscan asociarse con empresas de bienes de consumo que entreguen sistemáticamente los productos a tiempo y en las cantidades requeridas. A su vez, estos minoristas son más propensos a asignar un espacio privilegiado en los estantes a los productos de empresas con un historial demostrado de alto rendimiento de OTIF. Manteniendo una buena puntuación en OTIF, las empresas de bienes de consumo pueden asegurarse un lugar destacado en las tiendas minoristas, aumentando la visibilidad del producto y, en última instancia, impulsando las ventas.

Además, la OTIF es una herramienta esencial para gestionar y optimizar los niveles de inventario. Una gestión eficaz del inventario es un factor clave para la rentabilidad de una empresa de bienes de consumo, ya que ayuda a minimizar las situaciones de falta de existencias y de exceso de stock. Al supervisar de cerca el rendimiento de la OTIF, las empresas pueden identificar rápidamente cualquier ineficiencia en su cadena de suministro y tomar medidas correctivas, garantizando así que la cantidad correcta de existencias esté disponible en el momento adecuado. Esto se traduce en una reducción de los costes de mantenimiento de existencias, una mejora del flujo de caja y un aumento de la rentabilidad.

Además, una puntuación alta en OTIF puede mejorar significativamente la reputación de la marca de una empresa de bienes de consumo. Cuando los consumidores experimentan repetidamente entregas puntuales y un cumplimiento preciso de los pedidos, empiezan a asociar la marca con fiabilidad y seguridad. Esta percepción positiva puede conducir a una mayor lealtad a la marca, mayores tasas de retención de clientes y una base de clientes en expansión. Además, una sólida reputación de marca puede permitir a las empresas de bienes de consumo obtener precios más altos por sus productos, lo que en última instancia impulsa el crecimiento de los ingresos.

Por último, la OTIF puede actuar como catalizador de la mejora continua dentro de una empresa de bienes de consumo. Al medir y analizar sistemáticamente el rendimiento de la OTIF, las empresas pueden identificar áreas de mejora en sus procesos de la cadena de suministro, desde el abastecimiento de materias primas hasta la entrega de productos acabados a los minoristas. Este enfoque basado en datos permite a las empresas detectar cuellos de botella, racionalizar sus operaciones y aplicar las mejores prácticas que conducen a la reducción de costes y al aumento de la eficiencia. En última instancia, esta mentalidad de mejora continua fomenta una cultura de excelencia e innovación, posicionando a la empresa para el éxito a largo plazo en el competitivo panorama de los bienes de consumo.

OTIF to be competitive

¿Cómo se calcula una OTIF estándar?

Un OTIF (On-Time In-Full) estándar se calcula midiendo el porcentaje de pedidos que se entregan tanto a tiempo como completos, lo que significa que los pedidos se entregan dentro del plazo acordado y con la cantidad correcta de productos. Para calcular la OTIF, hay que tener en cuenta el número total de pedidos entregados y el número de pedidos que cumplen los criterios de puntualidad y de integridad. He aquí la fórmula para calcular la OTIF:

OTIF (%) = (Número de pedidos entregados a tiempo y completos / Número total de pedidos entregados) × 100

Por ejemplo, supongamos que una empresa de bienes de consumo entregó 1.000 pedidos en un periodo determinado. De ellos, 900 pedidos se entregaron a tiempo y en su totalidad. El OTIF se calcularía de la siguiente manera:

OTIF (%) = (900 / 1.000) × 100 = 90%.

En este ejemplo, la puntuación OTIF es del 90%, lo que significa que el 90% de los pedidos se entregaron a tiempo y en su totalidad. Una puntuación OTIF alta indica que una empresa gestiona eficazmente su cadena de suministro, lo que se traduce en clientes satisfechos, relaciones sólidas con los minoristas y, en general, mejores resultados empresariales.

¿Cuál es la norma internacional para una OTIF aceptable?

No existe una norma internacional universal para una puntuación OTIF (On-Time In-Full) aceptable, ya que el punto de referencia OTIF ideal varía según los sectores y las empresas. Sin embargo, en general se acepta que una puntuación OTIF más alta significa un mejor rendimiento de la cadena de suministro y una mayor satisfacción del cliente.

En la práctica, muchas empresas aspiran a una puntuación OTIF del 95% o superior, que suele considerarse un buen punto de referencia. Esto significa que el 95% de los pedidos se entregan a tiempo y en su totalidad. No obstante, el objetivo puede variar en función del sector específico, la dinámica del mercado y las complejidades de la cadena de suministro.

Es esencial que las empresas evalúen continuamente el rendimiento de su cadena de suministro y fijen sus objetivos de OTIF en consecuencia. De este modo, pueden identificar áreas de mejora, racionalizar las operaciones y mejorar la satisfacción general del cliente. Tenga en cuenta que una puntuación alta en OTIF no garantiza por sí sola el éxito; es fundamental tener en cuenta otros factores como el coste, la calidad y la sostenibilidad en la evaluación general del rendimiento.

¿Cómo afecta una OTIF baja a los ingresos de una empresa?

Una puntuación OTIF (On-Time In-Full) baja puede tener varias consecuencias negativas en los ingresos de una empresa. La incapacidad de entregar los pedidos a tiempo y en su totalidad puede provocar insatisfacción en los clientes, relaciones tensas con los minoristas, una gestión ineficaz del inventario y el debilitamiento de la reputación de la marca. Todos estos factores pueden afectar negativamente a los ingresos de la empresa de diferentes maneras:

Insatisfacción del cliente debido a una baja OTIF

Cuando los clientes sufren retrasos en la recepción de sus pedidos o no reciben el pedido completo, es más probable que queden insatisfechos. Esto puede suponer una pérdida de ventas, ya que los clientes pueden cambiar a competidores que ofrezcan un mejor servicio y entregas puntuales.

Relaciones con los minoristas: Los minoristas prefieren trabajar con proveedores que entreguen sistemáticamente los productos a tiempo y en su totalidad. Una puntuación baja en OTIF puede perjudicar la relación de una empresa con sus minoristas, lo que puede dar lugar a menos pedidos, a una reducción del espacio en las estanterías e incluso a la retirada de productos. Esto afecta directamente a las ventas y los ingresos de la empresa.

La gestión del inventario influye en la OTIF

Los malos resultados de la OTIF pueden indicar ineficiencias en la cadena de suministro y la gestión de inventarios de una empresa. Esto puede provocar situaciones de falta o exceso de existencias, que interrumpen las ventas y aumentan los costes de mantenimiento del inventario. Una gestión ineficaz del inventario también inmoviliza capital circulante que, de otro modo, podría utilizarse para hacer crecer la empresa.

La reputación de la marca se ve afectada por la OTIF

Una empresa con una puntuación de OTIF baja puede desarrollar una reputación negativa de falta de fiabilidad y mal servicio. Esta percepción puede provocar una disminución de la fidelidad de los clientes y dificultar que la empresa atraiga a nuevos clientes. Además, una reputación de marca debilitada puede limitar la capacidad de la empresa para obtener precios superiores por sus productos, reduciendo aún más los ingresos.

Costo de oportunidad perdido debido a la OTIF

Una puntuación baja en OTIF puede requerir recursos adicionales, como envíos urgentes o mayores niveles de inventario, para compensar las ineficiencias de la cadena de suministro. Estos costes añadidos representan un coste de oportunidad, ya que la empresa podría haber utilizado estos recursos para otras actividades generadoras de ingresos.

10 pasos clave para alcanzar una OTIF de clase mundial

Lograr un rendimiento OTIF (On-Time In-Full) de categoría mundial requiere un enfoque global centrado en la optimización de diversos aspectos de la cadena de suministro. He aquí algunos pasos clave para alcanzar un OTIF de categoría mundial:

  1. Establezca objetivos y expectativas claros: Establezca una puntuación OTIF objetivo que refleje el compromiso de su empresa con la prestación de un servicio excelente. Comunique estos objetivos a todas las partes interesadas, incluidos proveedores, empleados y socios logísticos.
  2. Mida y controle el rendimiento: Siga y analice periódicamente su rendimiento OTIF para identificar áreas de mejora. Utilice indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar la eficacia de los procesos de su cadena de suministro y el rendimiento de cada proveedor y socio.
  3. Colabore con proveedores y socios: Desarrolle relaciones sólidas con sus proveedores y socios logísticos para asegurarse de que comprenden sus expectativas de OTIF. Colabore con ellos para abordar cualquier problema y trabajar juntos para optimizar el rendimiento.
  4. Implemente la previsión de la demanda y la gestión del inventario: La previsión precisa de la demanda es crucial para la gestión eficaz del inventario y las entregas a tiempo. Use datos históricos, tendencias del mercado y herramientas analíticas avanzadas para prever la demanda y optimizar los niveles de inventario.
  5. Adopte tecnologías avanzadas: Aproveche tecnologías como los sistemas de gestión de almacenes (SGA), los sistemas de gestión del transporte (SGT) y las herramientas de análisis de datos para agilizar los procesos de la cadena de suministro, reducir los plazos de entrega y mejorar la visibilidad.
  6. Mejorar la comunicación y la coordinación: Garantice una comunicación y coordinación claras entre todas las partes interesadas de la cadena de suministro, incluidos los equipos de ventas, operaciones y logística. Esto ayudará a alinear mejor los procesos, identificar rápidamente los problemas y resolverlos con eficacia.
  7. Optimice el transporte y la logística: Evalúe y optimice sus procesos de transporte y logística para minimizar los retrasos y reducir los costes. Considere la posibilidad de consolidar envíos, utilizar transporte multimodal y asociarse con transportistas fiables.
  8. Mejore continuamente los procesos: Adopte una mentalidad de mejora continua y revise periódicamente los procesos de su cadena de suministro. Identifique cuellos de botella, ineficiencias y áreas susceptibles de mejora, y aplique medidas correctoras.
  9. Invierta en la formación y el desarrollo de los empleados: Forme a sus empleados para que comprendan la importancia del rendimiento de la OTIF y equípelos con las habilidades necesarias para contribuir a su mejora. Fomente una cultura de responsabilidad y propiedad.
  10. Comparación con las normas del sector: Compare periódicamente sus resultados en materia de OTIF con las normas y mejores prácticas del sector para seguir siendo competitivo e identificar las áreas en las que se pueden introducir mejoras.
OTIF in the value chain

¿Cómo se relaciona la OTIF con la cadena de valor?

OTIF (On-Time In-Full) está estrechamente relacionado con la cadena de valor, ya que sirve como una métrica clave de rendimiento para la eficacia y eficiencia de diversas actividades dentro de la cadena. El concepto de cadena de valor, desarrollado por Michael Porter, se refiere a una serie de actividades que las empresas llevan a cabo para crear y ofrecer valor a sus clientes. Estas actividades pueden clasificarse a grandes rasgos en actividades primarias (logística de entrada, operaciones, logística de salida, marketing y ventas, y servicios) y actividades de apoyo (infraestructuras, gestión de recursos humanos, desarrollo tecnológico y compras).

La OTIF es especialmente relevante para las actividades primarias de la cadena de valor, concretamente la logística de entrada, las operaciones y la logística de salida. A continuación se expone la relación de la OTIF con estas actividades:

  1. Logística de entrada: Implica la adquisición de materias primas, componentes o productos acabados a los proveedores y su transporte a la planta de producción o almacén. Una gestión eficaz de los proveedores, una previsión precisa de la demanda y un transporte eficiente pueden contribuir a un mayor rendimiento de la OTIF al garantizar que los insumos estén disponibles a tiempo y en las cantidades necesarias.
  2. Operaciones: Abarca la transformación de los insumos en productos acabados mediante la fabricación u otros procesos. Una programación eficaz de la producción, el control de calidad y la optimización de los procesos pueden contribuir a mejorar la OTIF al garantizar que los productos se fabrican en las cantidades adecuadas y con un mínimo de defectos o retrasos.
  3. Logística de salida: Implica el almacenamiento, transporte y entrega de productos acabados a clientes o minoristas. La gestión eficaz de los almacenes, la optimización de las rutas de transporte y la coordinación efectiva con los socios logísticos pueden mejorar el rendimiento de la OTIF reduciendo los plazos de entrega y garantizando que los productos lleguen a su destino a tiempo y en las cantidades correctas.

Al centrarse en estas actividades primarias de la cadena de valor, las empresas pueden mejorar su rendimiento OTIF, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en otras áreas de la cadena de valor, como marketing y ventas, y servicio. Una puntuación alta en OTIF indica que la empresa está gestionando con éxito su cadena de valor, entregando los productos a tiempo y en su totalidad a los clientes y, en última instancia, creando valor para todas las partes interesadas.

What are the challenges for calculating OTIF properly?

Calculating OTIF properly can be challenging due to several factors that may affect the accuracy and consistency of the measurement. Some of the key challenges include:

Data accuracy

Accurate data on delivery times, quantities, and order details is essential for calculating OTIF correctly. Incomplete or incorrect data can lead to misleading results.

Varied definitions

Different companies and industries may have varying definitions of “on-time” and “in-full” based on their specific contexts. This can make it difficult to standardize OTIF calculation and compare performance across companies or industries.

Complex supply chains

Global supply chains can be intricate, involving multiple parties such as suppliers, manufacturers, carriers, and retailers. Coordinating and tracking deliveries across this complex network can be challenging, making it difficult to accurately assess OTIF performance.

External factors

Unforeseen external factors, such as natural disasters, geopolitical events, or transportation disruptions, can impact the delivery of orders and modify OTIF performance. These factors may be difficult to account for and can complicate the calculation process.

Subjectivity in measuring time

There may be inconsistencies in how the agreed-upon delivery time is defined and measured. For instance, differences in time zones, business hours, or lead times can create discrepancies in the calculation of on-time deliveries.

Partial deliveries impact OTIF

In cases where an order is partially delivered, it can be challenging to determine whether the delivery should be considered “in-full” for OTIF calculation purposes. Different organizations may handle partial deliveries differently, leading to inconsistencies in OTIF measurements. However, there is a consensus that an order delivered incomplete or with substitute products, cannot be considered In-Full delivery.

To overcome these challenges, companies must establish clear definitions and standards for calculating OTIF, invest in accurate data collection and management systems, and maintain strong communication and collaboration with supply chain partners. By addressing these challenges, companies can better assess their OTIF performance and identify areas for improvement.

Final thoughts on OTIF at FMCG cmpanies

Fast-moving consumer goods companies are stressed a lot by OTIF. Especially when the products sold have a short shelf life.

In companies like Bimbo and Cocca-Cola and so many others we have worked with, OTIF is one of the most important key indicators because it directly affects sales not fulfilled. In fact, FMCG companies there is a golden rule that is impacted directly by a low OTIF: a sale not made or not delivered is a lost sale. And in this business, a lost sale is one you never get back.

Until next time.

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